Печать документов в современном офисе не ограничивается только черно-белым вариантом. Для оптимизации расходов на информационно-рекламное сопровождение приобретаются принтеры с возможностью цветной печати различного качества. Однако, по сравнению с использованием монохромного оборудования, использование, содержание и обслуживание цветных принтеров гораздо дороже. А если есть расходы, значит должны быть и способы их оптимизации.
Как правильно выбрать цветной лазерный или светодиодный принтер?
Первым шагом к сокращению расходов на цветную печать является подбор наиболее подходящего оборудования, соответствующего объемам печати, задачам и возможностям компании. При этом, не стоит ограничиваться рассмотрением исключительно дешевых моделей, так как их содержание и обслуживание может свести на нет выгоду от приобретения за довольно короткий срок.
В период становления рынка печатного оборудования, когда главной задачей производителей было привлечение клиентов, приобретать новые принтеры было порой даже дешевле, чем закупать и менять израсходованные сменные части. Однако, как только ситуация стабилизировалась, производители пересмотрели подход к соотношению стоимости самих принтеров и расходных материалов к ним. В продаже появились недорогие комплекты картриджей с меньшим ресурсом печати.
Считаем расходы правильно
На данный момент стоимость комплекта картриджей в некоторых моделях цветных принтеров составляет до 60% от цены нового устройства. Даже при экономном расходовании ресурсов оборудования, такого «запаса» хватит всего на 3-4 месяца. А это значит, что уже за первый год использования только на покупку сменных картриджей придется потратить сумму, эквивалентную стоимости трех печатных устройств аналогичного типа.
Однако, такой расклад актуален, в основном, для недорогих моделей. Принтеры более дорогого ценового сегмента используют комплекты картриджей с большим ресурсом и модульную систему сменных узлов.
Последнее исключает затраты на не отработавшие свой срок узлы и детали и позволяет заменять только отдельные элементы, снижая затраты практически в два раза.
Однако не стоит забывать, что если в компании на печать отправляется всего несколько небольших по объему партий документов в день, то нет никакого практического смысла изначально тратиться на покупку дорогой профессиональной техники, рассчитанной на большие объемы печати.
Дешево или быстро?
Изначально цветные принтеры осуществляли печать изображения в несколько этапов — проходов. Каждый слой базового цвета наносился отдельно. Печатали такие устройства в 45 раз медленнее черно-белых. Чуть позже на рынке появились однопроходные устройства, наносящие изображение в один прием. Так скорость цветной печати увеличилась... вместе с ценой.
Многопроходные принтеры и сегодня пользуются популярностью у небольших компаний со скромными потребностями в цветных документах.
Формат решает все
Стоимость печатных устройств зависит не только от фактических возможностей, но и от того, насколько широк диапазон поддерживаемых ими носителей. В качестве стандартного сегодня используется формат А4. Его поддерживает практически 100% современных печатных устройств. Существуют и более специфичные принтеры, рассчитанные на большие форматы, например А3 и А3+. Они как правило, востребованы в издательствах, картографических и проектных бюро и других организациях, работающих с табличной и технической документацией. Кроме того, эти форматы являются «ходовыми» в компаниях рекламного профиля.
Такие устройства на порядок дороже стандартных и их приобретение оправдано в том случае, если используются они для больших объемов работ.
Особое место в списке устройств занимают принтеры, настроенные на печать на готовых формах. Они существенно дороже, но полностью оправдывают себя при достаточной загрузке.
Таким образом, основа оптимизации затрат на цветную печать — это правильная оценка потребностей компании и выбор того оборудования, которое будет полностью соответствовать поставленным задачам. А также своевременная реализация неиспользованных расходных материалов и оборудования компаниям, специализирующимся на скупке картриджей, например, компании «Неотонер».