Оптимизируем затраты на печать

Офисную работу не случайно называют бумажной. Заполнение, печать, копирование, архивирование и хранение документов — повседневная рутинная обязанность практически каждого офисного сотрудника. Естественно, все эти этапы документооборота требуют наличия и правильного использования офисной техники. А это — дополнительные затраты на покупку, обслуживание и замену расходных материалов. Как оптимизировать эту статью расходов без ущерба для компании?

Оптимизируем затраты на печать

Чем печатать, на чем печатать?

Первое, на что следует обратить внимание, планируя оптимизировать затраты на печать документов — это правильная оценка и анализ работы компании и ее отделов. Не стоит выбирать высокопроизводительное оборудование, если использовать его придется по минимуму. Для эпизодической печати вполне подойдут недорогие модели с небоьшой производительностью.

Если же документов планируется печатать много, лучше потратиться на боле дорогую модель с раздельно заменяемыми модулями и узлами, высокой скоростью печати и экономичным расходом чернил.

Необходимо рассчитать себестоимость печати одной страницы для того, чтобы сопоставить ее с затратами на покупку и обслуживание устройства.

Кроме того. Не стоит выбирать цветной принтер, если задачи офиса ограничиваются монохромной печатью обычных документов.

Внимание — формат!

Еще один момент на который следует обратить внимание при выборе принтера — это формат печати. Традиционно практически все устройства поддерживают печать формата А4. Это стандартный альбомный лист. Для печати буклетов, таблиц, карт, схем и фотографий может понадобиться устройство поддерживающее другие, менее популярные форматы: А5, А3, А3+ и А2. Такие принтеры, как правило, очень востребованы в компаниях, специализирующихся на дизайне, полиграфической и рекламной продукции, а также в картографических, конструкторских и исследовательских бюро.

Берите с запасом

У каждого устройства есть свой собственный месячный ресурс страниц, на который рассчитаны возможности оборудования этого класса. Оценив объемы печати, которые требуются вам ежемесячно, необходимо выбрать модель, не просто соответствующую этим значениям, а превышающую их минимум на треть. Во-первых, далеко не всегда нужный документ печатается сразу в том виде, в котором он нужен для дальнейшей работы. Возможно, некоторые экземпляры придется перепечатывать несколько раз из-за ошибки в самих документах или из-за неправильного выбора бумаги. Заложить эти «непредвиденные расходы» следует на этапе приобретения принтера.

Во-вторых, любая компания так или иначе нацелена на расширение и развитие. Вполне возможно, что после покупки всего необходимого оборудования ваши запросы и требования увеличатся.
 
Как снизить себестоимость страницы?

Расчет средней стоимости печати одного экземпляра страницы — довольно сложная задача и единого алгоритма для ее  определения не найдено до сих пор.

Необходимо учесть не только цену бумаги, чернил, заложить амортизацию самого принтера, но и учесть стоимость доставки расходных материалов, оплату электроэнергии и много других казалось бы не имеющих отношения к печати, нюансов.

Расходные материалы лучше всего приобретать оптом. Так вы снижаете стоимость их доставки и уменьшаете цену одного экземпляра.

Для принтера также стоит покупать экономичные комплекты, которые рассчитаны на большее число копий.
Если никаких особых требований к качеству и четкости отпечатка не предъявляется, лучше всего пользоваться техникой в экономичном режиме. Расход тонера в данном варианте будет меньше на 40%.

Используйте специализированное программное обеспечение для контроля и синхронизации работы нескольких устройств. Так вы сможете отследить потери на любом этапе печати, а также своевременно провести сервисное обслуживание устройств, не дожидаясь серьезных поломок.

Важно разграничить доступ к офисному оборудованию сотрудников разных отделов и подразделений. Лучше всего, если работа будет контролироваться с помощью автоматической системы, архивирующей данные обо всех распечатанных на данном устройстве документах. Это уменьшит риск утечки информации и сделает использование принтера более экономичным.