Офисную работу не случайно называют бумажной. Заполнение, печать, копирование, архивирование и хранение документов — повседневная рутинная обязанность практически каждого офисного сотрудника. Естественно, все эти этапы документооборота требуют наличия и правильного использования офисной техники. А это — дополнительные затраты на покупку, обслуживание и замену расходных материалов. Как оптимизировать эту статью расходов без ущерба для компании?
Чем печатать, на чем печатать?
Первое, на что следует обратить внимание, планируя оптимизировать затраты на печать документов — это правильная оценка и анализ работы компании и ее отделов. Не стоит выбирать высокопроизводительное оборудование, если использовать его придется по минимуму. Для эпизодической печати вполне подойдут недорогие модели с небоьшой производительностью.
Если же документов планируется печатать много, лучше потратиться на боле дорогую модель с раздельно заменяемыми модулями и узлами, высокой скоростью печати и экономичным расходом чернил.
Необходимо рассчитать себестоимость печати одной страницы для того, чтобы сопоставить ее с затратами на покупку и обслуживание устройства.
Кроме того. Не стоит выбирать цветной принтер, если задачи офиса ограничиваются монохромной печатью обычных документов.
Внимание — формат!
Еще один момент на который следует обратить внимание при выборе принтера — это формат печати. Традиционно практически все устройства поддерживают печать формата А4. Это стандартный альбомный лист. Для печати буклетов, таблиц, карт, схем и фотографий может понадобиться устройство поддерживающее другие, менее популярные форматы: А5, А3, А3+ и А2. Такие принтеры, как правило, очень востребованы в компаниях, специализирующихся на дизайне, полиграфической и рекламной продукции, а также в картографических, конструкторских и исследовательских бюро.
Берите с запасом
У каждого устройства есть свой собственный месячный ресурс страниц, на который рассчитаны возможности оборудования этого класса. Оценив объемы печати, которые требуются вам ежемесячно, необходимо выбрать модель, не просто соответствующую этим значениям, а превышающую их минимум на треть. Во-первых, далеко не всегда нужный документ печатается сразу в том виде, в котором он нужен для дальнейшей работы. Возможно, некоторые экземпляры придется перепечатывать несколько раз из-за ошибки в самих документах или из-за неправильного выбора бумаги. Заложить эти «непредвиденные расходы» следует на этапе приобретения принтера.
Во-вторых, любая компания так или иначе нацелена на расширение и развитие. Вполне возможно, что после покупки всего необходимого оборудования ваши запросы и требования увеличатся.
Как снизить себестоимость страницы?
Расчет средней стоимости печати одного экземпляра страницы — довольно сложная задача и единого алгоритма для ее определения не найдено до сих пор.
Необходимо учесть не только цену бумаги, чернил, заложить амортизацию самого принтера, но и учесть стоимость доставки расходных материалов, оплату электроэнергии и много других казалось бы не имеющих отношения к печати, нюансов.
Расходные материалы лучше всего приобретать оптом. Так вы снижаете стоимость их доставки и уменьшаете цену одного экземпляра.
Для принтера также стоит покупать экономичные комплекты, которые рассчитаны на большее число копий.
Если никаких особых требований к качеству и четкости отпечатка не предъявляется, лучше всего пользоваться техникой в экономичном режиме. Расход тонера в данном варианте будет меньше на 40%.
Используйте специализированное программное обеспечение для контроля и синхронизации работы нескольких устройств. Так вы сможете отследить потери на любом этапе печати, а также своевременно провести сервисное обслуживание устройств, не дожидаясь серьезных поломок.
Важно разграничить доступ к офисному оборудованию сотрудников разных отделов и подразделений. Лучше всего, если работа будет контролироваться с помощью автоматической системы, архивирующей данные обо всех распечатанных на данном устройстве документах. Это уменьшит риск утечки информации и сделает использование принтера более экономичным.