Решения для оптимизации расходов на офисный документооборот

Документооборот компании — это совокупность всех входящих, исходящих, актуальных и архивных документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности организации.  Организация бумажного документооборота обходится в довольно крупную сумму. Ежегодно компании планируют на эти нужды до 10% общих затрат компании. При этом, такая организация работы отнюдь не является безопасной, так как есть риск утечки коммерческих данных. Через офисное, а именно, через печатно-копировальное оборудование.

Решения для оптимизации расходов на офисный документооборот

Комплексный подход

В качестве промежуточной альтернативы электронному документооборота, переход на который связан с ощутимыми материальными и временными затратами, компании могут использоваться комплексные решения.

Системы оптимизации печатных и копировальных процессов помогают довольно быстро, а главное, бюджетно оптимизировать расходы на покупку офисного оборудования, сменных частей к нему, а также трат на его содержание и утилизацию. К тому же встроенные в систему  информационной безопасность компании они минимизируют возможные риски утечки, решая сразу четыре актуальные задачи:

  • контролируют все процессы, связанные с печатью и копированием документов любой степени защищенности;
  • оптимизируют управление этими процессами;
  • контролируют весь парк офисного оборудования;
  • упрощают техническое обслуживание техники.

При использовании комплексных решений у руководства компании есть возможность настроить разноуровневый доступ к электронным архивам всех когда-либо распечатанных и скопированных документов. Помимо этого совершенствуется система поиска нужных документов по ключевым словам и отслеживается любой несанкционированный вывод электронных документов на печать.

Печать под контролем

С точки зрения организации процесса печати и копирования, комплексные решения позволяют:

  • формировать статистику по всем процессам копирования и печати;
  • в режиме реального времени просматривать содержание каждого распечатанного и скопированного документа для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
  • определять пользователя, осуществившего вывод документа на печать, данные и местоположение принтера и дату печати документа; поддерживать постоянную связь со службой безопасности в режиме оповещения;
  • в зависимости от степени конфиденциальности информации ограничивать уровень доступа к его копированию и печати.

Для полноценного функционирования и автоматизации комплексной системы требуется наличие соответствующего оборудования и ПО.

Эволюция документооборота

Что касается управления внутренними процессами печати и копирования, то хорошо отлаженный алгоритм позволяет:

  • эффективно снижать расходы на приобретение заменяемых материалов за счет снижения себестоимости печати;
  • квотировать объемы печати и копирования на каждого отдельного пользователя или отдел;
  • четко планировать все затраты на предпечатную подготовку, печать и обслуживание оборудования.

Строится модель управления на нескольких обязательных этапах: аналитика, оптимизация и контроль. Их совокупность дает возможность:

  • снизить нагрузки на оборудования;
  • правильно подобрать технику под фактические объемы работ;
  • своевременно модернизировать техническую составляющую;
  • рационализировать использование имеющихся единиц техники.

Технические моменты

Комплексный подход к обслуживанию всего парка печатно-копировальной техники обеспечивает не только ее бесперебойную работу в течение всего срока эксплуатации, но и значительно снижает расходы на плановое и внеплановое техобслуживание, формирует достоверную статистику по поломкам и данные о необходимых к замене расходных материалах. Все это дает возможность:

  • повысить производительность;
  • обеспечить непрерывность работы компании в целом и каждого ее отдела — в частности;
  • сократить все виды затрат, как прямых, так и косвенных на эксплуатацию оборудования;
  • отладить пакетную подготовку документов на печать;

Комплексные решения могут быть внедрены постепенно, при этом, у компании есть возможность оценить их эффективность на каждом этапе.