Документооборот компании — это совокупность всех входящих, исходящих, актуальных и архивных документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности организации. Организация бумажного документооборота обходится в довольно крупную сумму. Ежегодно компании планируют на эти нужды до 10% общих затрат компании. При этом, такая организация работы отнюдь не является безопасной, так как есть риск утечки коммерческих данных. Через офисное, а именно, через печатно-копировальное оборудование.
Комплексный подход
В качестве промежуточной альтернативы электронному документооборота, переход на который связан с ощутимыми материальными и временными затратами, компании могут использоваться комплексные решения.
Системы оптимизации печатных и копировальных процессов помогают довольно быстро, а главное, бюджетно оптимизировать расходы на покупку офисного оборудования, сменных частей к нему, а также трат на его содержание и утилизацию. К тому же встроенные в систему информационной безопасность компании они минимизируют возможные риски утечки, решая сразу четыре актуальные задачи:
- контролируют все процессы, связанные с печатью и копированием документов любой степени защищенности;
- оптимизируют управление этими процессами;
- контролируют весь парк офисного оборудования;
- упрощают техническое обслуживание техники.
При использовании комплексных решений у руководства компании есть возможность настроить разноуровневый доступ к электронным архивам всех когда-либо распечатанных и скопированных документов. Помимо этого совершенствуется система поиска нужных документов по ключевым словам и отслеживается любой несанкционированный вывод электронных документов на печать.
Печать под контролем
С точки зрения организации процесса печати и копирования, комплексные решения позволяют:
- формировать статистику по всем процессам копирования и печати;
- в режиме реального времени просматривать содержание каждого распечатанного и скопированного документа для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
- определять пользователя, осуществившего вывод документа на печать, данные и местоположение принтера и дату печати документа; поддерживать постоянную связь со службой безопасности в режиме оповещения;
- в зависимости от степени конфиденциальности информации ограничивать уровень доступа к его копированию и печати.
Для полноценного функционирования и автоматизации комплексной системы требуется наличие соответствующего оборудования и ПО.
Эволюция документооборота
Что касается управления внутренними процессами печати и копирования, то хорошо отлаженный алгоритм позволяет:
- эффективно снижать расходы на приобретение заменяемых материалов за счет снижения себестоимости печати;
- квотировать объемы печати и копирования на каждого отдельного пользователя или отдел;
- четко планировать все затраты на предпечатную подготовку, печать и обслуживание оборудования.
Строится модель управления на нескольких обязательных этапах: аналитика, оптимизация и контроль. Их совокупность дает возможность:
- снизить нагрузки на оборудования;
- правильно подобрать технику под фактические объемы работ;
- своевременно модернизировать техническую составляющую;
- рационализировать использование имеющихся единиц техники.
Технические моменты
Комплексный подход к обслуживанию всего парка печатно-копировальной техники обеспечивает не только ее бесперебойную работу в течение всего срока эксплуатации, но и значительно снижает расходы на плановое и внеплановое техобслуживание, формирует достоверную статистику по поломкам и данные о необходимых к замене расходных материалах. Все это дает возможность:
- повысить производительность;
- обеспечить непрерывность работы компании в целом и каждого ее отдела — в частности;
- сократить все виды затрат, как прямых, так и косвенных на эксплуатацию оборудования;
- отладить пакетную подготовку документов на печать;
Комплексные решения могут быть внедрены постепенно, при этом, у компании есть возможность оценить их эффективность на каждом этапе.