Одна из безусловных достоинств офисной техники, используемой для печати документов, это заменяемость ее расходных частей. Возможность использовать комплекты картриджей на протяжении всего срока службы принтера в значительной мере экономить бюджет компании и помогает выстроить более прогнозируемую политику расхода средств.
Однако все, что приобретается для корпоративного использования, должно быть учтено, в том числе и закупаемые для офисного оборудования картриджи. Как это сделать и на что обратить внимание при оформлении расходных материалов?
Что такое картридж и где его используют?
Понятие «картридж» включает в себя множество конфигураций. Картриджи применяются не только в принтерах, но и в копировальных аппаратах и многофункциональных устройствах. Это своего рода резервуары, заполненные тонером, который наносится на бумагу в виде отпечатка определенного изображения или текста.
Устройство картриджа несколько сложнее, чем просто колба, заполненная чернилами — это сменный элемент, состоящий из фотобарабана, ракели, ролика заряда и тонера.
Виды картриджей
Все картриджи можно разделить на три большие группы:
- Оригинальные, то есть произведенные непосредственно заводом-изготовителем оргтехники, выпущенные под тем же брендом. Они являются мощным инструментом маркетинговой стратегии. Многие производители настаивают на необходимости использования с продаваемыми ими устройствами только картриджей определенной марки. От реализации расходников компании получают большую прибыль, чем от продажи самих принтеров.
- Такие картриджи считаются наиболее качественными и надежными, что неизменно отражается на их стоимости. Доходит до того, что за использование неоригинальных картриджей покупатель может быть лишен гарантийного бесплатного обслуживания оборудования.
- Совместимые, то есть производимые сторонними компаниями с использованием патентной документации и разрешений от производителя. Эти элементы гораздо дешевле оригинальных, однако по качеству во многом не уступают брендовым вариантам.
- Восстановленные, то есть картриджи в оригинальном корпусе, но с высококачественной неоригинальной «начинкой». Например, перезаправленные другими чернилами.
Как заправить картридж самостоятельно?
Этапы перезаправки картриджа проводятся в следующем порядке:
- разборка корпуса элемента;
- чистка внутренних основных узлов;
- полное удаление остатков ранее использованного тонера для более чистой печати без видимых дефектов в виде полос и затемненных полей;
- заправка новым тонером в количестве, не превышающем рекомендованное производителем;
- финальной сборки корпуса элемента с обязательной смазкой мобильных узлов и механизмов, нанесением токопроводящего слоя и герметизацией капсулы;
- проверки качества печати с использованием перезаправленного картриджа.
Непосредственный учет картриджей
В домашних условиях любые манипуляции с картриджами — личное дело владельца. Однако для компании компенсация расходов на оргтехнику и расходные материалы к ней имеет большое значение. Поэтому, следует учитывать приобретаемые картриджи, а после их использования грамотно списывать их, чтобы иметь возможность включить эти затраты в конкретную статью расходов для уменьшения налогооблагаемой базы.
Каждый вид картриджей следует учитывать отдельно, так как механизм их списания и утилизации может быть различным.
Кроме того, если у компании остались неиспользованные материалы с не истекшим сроком годности, их можно перепродать компаниям, специализирующимся на скупке оргтехники. Однако, стоит помнить, что к выкупу принимаются только оригинальные модели в неповрежденной заводской упаковке. Одна из компаний, которая поможет компенсировать затраты на неиспользованные картриджи — «Неотонер».
Учет картриджей проводится по следующим документам:
- Оприходование - товарно-транспортная накладная.
- Отражение уплаченного НДС — товарно-транспортная накладная.
- Оплата — платежное поручение.
- НДС к вычету — справка-расчет.
- Установка — акт на списание запасных частей на затраты.
- Оприходование отработанного картриджа - накладная на внутреннее перемещение.
- Перезаправка — товарно-транспортная накладная.
- Оплата перезаправки — платежное поручение.
- Оприходование заправленного картриджа - товарно-транспортная накладная.