Учет оргтехники и расходов по ее содержанию

Офисная работа тесно связана с заполнением, использованием, архивацией и хранением больших объемов документации. Автоматизация этих процессов значительно упрощает работу и снижает вероятность ошибок. Особенно актуальным этот момент является для бухгалтерии. Собственно именно ей и приходится заниматься учетом объектов оргтехники и расходов на ее содержание. И этот процесс имеет массу нюансов и «подводных камней», о которых стоит поговорить подробнее.

Учет оргтехники и расходов по ее содержанию

Какой бывает оргтехника?

Все оборудование, используемое для работы с документами, можно разделить на несколько групп:

  • копировально-множительная техника — копировальные аппараты, сканеры, принтеры;
  • техника для обработки документации — сортировщики, уничтожители документов (шредер);
  • оборудование для связи — автономные телефонные станции, мини-АТС, а также громкая связь и системы оповещения;
  • вычислительная техника — ПК, устройства вывода, ввода и передачи данных.

Особенности учета

Для ведения учета в отношении используемой техники необходимо правильно определить кодовую принадлежность каждой, принятой на баланс единицы. Практически вся оргтехника может быть отнесена к средствам механизации и автоматизации управленческого труда  — код 14 3010000 по ОКОФ. Учитывается каждое устройство, полностью укомплектованное для выполнения обозначенных в инструкции по эксплуатации функций и при этом не являющееся частью других, более сложных устройств и механизмов. Так как большая часть оборудования имеет срок полезного использования более 12 месяцев, ее учитывают в составе основных средств на счете 0 101 04 000.

Базовой стоимостью при принятии на учет является сумма, потраченная на приобретение оборудования с учетом налога на добавленную стоимость. Первоначальная стоимость включает:

  • деньги за само оборудование, выплаченные поставщику;
  • расходы на консультации, сопровождавшие покупку объекта основного средства;
  • регсбор, госпошлину и прочие обязательные платежи, которые связаны с покупкой оргтехники;
  • общие суммы таможенных пошлин и сборов;
  • все вознаграждения, выплаченные посредникам, которые способствовали приобретению объекта основного средства;
  • расходы на доставку техники с места отгрузки до места установки;
  • прочие затраты, в том числе и проценты по займу на приобретение или создание оборудования или на оформление лизинговой схемы покупки.

Небольшие послабления

До недавнего времени все факты принятия к учету любых объектов основных средств должны были отражаться в бухгалтерском учете на основании данных, внесенных в акт о приеме-передаче объекта основных средств. В список не входили только здания и сооружения. Нужно было использовать форму. 0306001.

Однако после принятия Приказа Минфина России N 52н, актуальной стала форма 0504101. В то же время в Методических указаниях по применению первичных документов, сказано, что этот новый акт может не составляться в момент покупки основных средств. Эта возможность актуальна только в том случае, если никаких дополнительных правил, обязывающих оформлять акты, не прописано в договоре.

То есть, в данный момент, чтобы отразить принятие оргтехники к учету, можно никаких дополнительных актов не составлять вовсе.

Дополнительный документ

Четкая и структурированная система документооборота не терпит пустоты. Фактически отменяя один из документов, Министерство финансов вводит другой. На этот раз, речь идет о введенном Приказом Минфина N 52н первичном документе — приходном ордере на приемку материальных ценностей, заполняемом по форме 0504207.

Этот документ необходимо составлять сразу после поступления материальных ценностей любой категории от любых посреднических организаций. Данный приходный ордер — и есть главное основание для принятия объекта к бухгалтерскому, а также для его отражения на балансе компании.

Напомним, что как только оборудование было куплено и установлено, а также принято к бухгалтерскому учету, уже через месяц на все объекты оргтехники начинает начисляться амортизация в ежемесячном режиме. И начисления продолжаются вплоть до погашения стоимости этих объектов или их списания. Все амортизационные начисления проводятся через соответствующий аналитический счет — 0 104 04 000.