Ведение бизнеса на любом уровне тесно связано с учетом любых активов, в том числе и нефинансовых. Многие системы налогообложения подразумевают снижение налогооблагаемой базы за счет уменьшения доходной части на сумму расходов, в числе которых затраты на покупку и содержание оргтехники и расходных материалов к ней. Алгоритм приемки и списания принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, картриджей имеет свои особенности и нюансы на которые следует обратить особое внимание.
Правильная классификация
Чтобы принять на учет приобретенную оргтехнику и заменяемые часть для ее полноценной работы, нужно для начала определиться с классификацией этого типа имущества. Покупку можно отнести:
- к основным средствам (при сроке полезного использования более года);
- к категории материальных запасов (при сроке полезного использования менее года).
Не менее важным этапом является определение правильной статьи КОСГУ (кодов классификации операций сектора государственного управления) с целью актуальной классификации затрат.
На данный момент для полноценного учета оргтехники имеющихся возможностей широко распространенных бухгалтерских программ явно не достаточно. У компании есть два варианта: либо дорабатывать существующее ПО, адаптируя его под расширенный учет, либо приобретать дополнительные программные продукты, удовлетворяющие потребностям организации в плане учета нефинансовых активов.
Стандартные профильные программы вполне могут справиться с обработкой, структурированием и использованием информации о:
- закупке офисной оргтехники и использовании сменных картриджей и барабанов к ним;
- постановке на баланс и списании отслуживших или не использованных объектов учета с одновременным составлением соответствующих актов;
- перемещениях учетных единиц между подразделениями.
Докупаемое ПО рассчитано на отслеживание обоснованности планового ремонта, а также любых манипуляциях с оргтехникой и ее расходниками, входящих в понятие профилактики и ремонта оборудования.
Коды по ОКДП
Необходимо помнить, что оргтехника и расходные материалы имеют разные коды по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг. Обобщенно оргтехника значится по кодом 300000, в это понятие входят:
- все канцелярское оборудование, используемое для фотокопирования и создания копий под кодами 3010210 – 3010282;
- все остальные виды канцелярского оборудования — коды 3010300 – 3010460;
- Расходные части и материалы для устройств, закодированные под номерами 3010480 – 3010542;
- математические приборы с кодами 3010150 – 3010197.
Что касается сроков использования, то все они прописаны в Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы. Кроме того, время использования определяется производителем и фиксируется в инструкции к любой офисной технике и расходным материалам.
Классификация расходных материалов
Существуют и другие классификации, в которых под определенными кодами прописана приобретаемая и списываемая офисная техника и расходные материалы для ее функционирования. Одна из таких классификаций - Классификация операций сектора государственного управления.
Все расходные материалы могут покупаться либо для ежедневной работы компании, либо для проведения каких-то дополнительных презентаций, конференций и других мероприятий. И тут важно, прибегала ли организация к помощи посредников для закупки расходных материалов или же нет:
- Если закупка осуществлялась самостоятельно, то следует классифицировать ее, как нефинансовые активы и списывать нужно будет на общих основаниях.
- Если же за компанию расходные материалы приобретала сторонняя организация, то затраты на них будут относиться к организационным.
В последнем случае, согласно Указаниям № 65н оплачивать проведение любого мероприятия нужно будет по подстатье 226 КОСГУ, обозначенной, как «Прочие работы, услуги». В учете это будет выглядеть следующим образом:
- На выбор один из двух дебетов: счета 0 10900 000 или счета 0 40120 226, в зависимость от того, кто и с какой целью приобретал расходные материалы для офисной оргтехники.
- Кредит счета 0 30226 000 обозначенный как «Расчеты по прочим работам, услугам».