Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Расходы на оргтехнику для офиса являются одной из наиболее затратных статей. Только печать с сопутствующими расходными материалами может составить до 10% от всего объема затрат. Что говорить о покупке копировальных аппаратов, принтеров, сканеров и многофункциональных устройств.

Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку

Естественно, все приобретаемое оборудование должно быть учтено в бухгалтерском и налоговом учете, так как в большинстве налоговых режимов данный вид расходов играет важную роль при формировании налогооблагаемой базы.

Как оформить и оприходовать картриджи?

Форма приходного ордера N М-4, по которой следует оформлять приемку и оприходование расходных материалов для принтера, регламентирована пунктом 49 Методических указаний по учету МПЗ.

Стоит напомнить, что движение всех материалов в условиях складских запасов, рассортированных по качественным характеристикам, следует вести в Карточке учета материалов, заполняемой по форме N М-17 на каждое изделие, обозначенное отдельным номенклатурным номером. Основаниями для записей в этой специальной карте являются первичные приходно-расходные документы, оформляемые на дату проведения операции.Обсуждаемые нами элементы принимаются к учету, как материально-производственные запасы и оформляются по заранее обозначенной фактической себестоимости,  включающей в себя все произведенные затраты на на их покупку, кроме налога на добавленную стоимость.

Как списать картриджи?

Чтобы избавиться от отработавших свое картриджей, необходимо списать их актом расхода. Документ оформляется именно тем отделом, который получал расходный материал в пользование. В нем указывается:

  • наименование подпадающей под списание товарно-материальной ценности;
  • количество единиц;
  • учетная цена и конечная сумма;
  • номер или фактическое  наименование устройства, на котором картридж был использован.

Если нет возможности оформить акт, можно ограничиться дополнением требования-накладной по форме N М-11 соответствующим реквизитом. Но только в том случае, если требование-накладная утверждена заранее в учетной политике, как документ, которым подтверждается факт расходования приобретенных ране материалов.

Как отразить покупку, использование и списание картриджей в бухгалтерском учете?
Все закупаемые организацией картриджи в первую очередь нужно  оприходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
В том случае, когда  картриджи покупаются для целей определенного производства, все затраты на них учитываются в расходах строго по обычным видам деятельности, а также на счетах учета затрат.
Для целей бухучета списание материально-производственных затрат в расходы должно осуществляться:

  • по себестоимости  картриджа;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости изначально приобретенных МПЗ

Отражаем в бухгалтерском учете заправку картриджей

Одним из способов продления срока службы расходных материалов для принтера является заправка картриджей. Она осуществляется специализирующимися на обслуживании печатно-копировального оборудования компаниями. Следовательно, затраты на операцию необходимо отразить в бухгалтерском учете компании-заказчика.

По определению в пунктах 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, которое было утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, все затраты компании на оплату услуг по заправке картриджей считаются расходами, включенными в обычные виды деятельности.

Эти расходы принимаются к учету в той сумме, которая полностью соответствует размеру оплаты, прописанной в договоре, заключенном между организацией и поставщиком.

Согласно пунктам 16, 17 и 18 ПБУ 10/99, данные затраты признаются в бухгалтерском учете только в том конкретном периоде, в котором имело место проведение обсуждаемых работ.

Один небольшой нюанс. В соответствии с Инструкцией, все затраты на оплату заказанной заправки картриджей могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Но только в том случае, если они могут считаться управленческими и никак не соотносятся с процессом производства.